- El ciclo de compras y la identificación de las necesidades en términos de calidad
- Metodología
Hoy en día nos encontramos delante de una gran variedad de ofertas y fórmulas de restauración que invitan a trabajar la competitividad agudizando los sentidos y aflorando la asertividad profesional y la visión de negocio con la finalidad de ofrecer a nuestros clientes el producto adecuado en función del emplazamiento y la zona, con una calidad y precio esperado. Por todo ello es necesario buscar y aplicar nuevos sistemas de planificación, así como saber aplicar medidas de control que nos permitan obtener una información real de la evolución de nuestro negocio y que los resultados, permitan a la vez, crear especialización de la oferta e intentar ser el mejor de la zona en ella.
Es muy importante no globalizar el producto, definirse y decantarse por un tipo de mercado-cliente puesto que ya de por sí será un hecho diferencial con la competencia global en general. En diferentes zonas turísticas se disfruta de una certificación distintiva como “zona turística familiar” en
donde matrimonios con hijos pueden disfrutar de unas vacaciones muy relajadas al disponer de atención personalizada para sus hijos con equipos de animación en general. La restauración lleva más tiempo que los hoteles buscando fórmulas de especialización con notable éxito.
Es importante que se tome conciencia de la importancia que tiene el ciclo de compras para la economía de un negocio. Omitir el necesario control acelerará notablemente el descenso de la rentabilidad. El control de la calidad debe estar presente en todo el proceso, desde el momento que se establecen las necesidades, la adquisición del producto, el almacenamiento y tratamiento del mismo y, por último, la presentación final al cliente.
El departamento de compras necesitará de medios técnicos y humanos Perfectamente coordinados
Es muy importante primero, definir el tipo de mercado demandante, buscar y encontrar la zona de asentamiento y crear los medios de infraestructura capaces de satisfacer las necesidades de dicho mercado, todo ello desde un punto de vista externo, dedicado al cliente y buscando los sistemas de comunicación (web 2.0 y Community Manager) y promoción más convenientes.
Pero no hay que olvidar que se trata de un negocio y que como tal, además de satisfacer al cliente, nos debe permitir recuperar la inversión cuanto antes y empezar a obtener beneficios netos que inciten a la expansión. Deberemos de buscar, como he dicho antes, sistemas de planificación y control en cada una de las áreas de actuación: producción, servicio, mantenimiento y dirección, verificar resultados en base a las previsiones, analizar las desviaciones y decidir las soluciones y acciones a emprender con la finalidad de mejorar los resultados.
Cierto es que para vender, primero hay que comprar y en esa acción nos jugamos rentabilidad e imagen. Recordemos que el control de los costes y los gastos es imprescindible para que la empresa obtenga beneficios:
Ventas – (compras + gastos) = Beneficio
Esta operación muestra claramente que el mayor o menor beneficio depende, en una parte muy importante, del control que tengamos sobre las compras y los gastos. En restauración se olvida muchas veces el dedicar los esfuerzos a una política de compras, así como a una efectiva gestión de los stocks. Es importante que se tome conciencia de la importancia que tiene el ciclo de compras para la economía de un negocio. Omitir el necesario control acelerará notablemente el descenso de la rentabilidad.
El control de calidad debe estar presente en todo el proceso, desde el momento que se establecen las necesidades, la adquisición del producto, el almacenamiento y tratamiento del mismo y, por último, la presentación final al cliente.
Actualmente, el aumento de los precios de las materias primas y de los gastos generales exigen al profesional de la restauración que sepa comprar de forma efectiva, así como que sepa distinguir a los dos grandes grupos de proveedores:
– En función de la oferta y la demanda: elegidos (habituales, ocasionales y potenciales), obligados y los desestimados.
– En función de su potencialidad: fabricantes, productores y ganaderos, mayoristas, distribuidores, representantes, áreas comerciales, detallistas y cooperativas.
Es importante conocer la Variedad de Productos que ofrece el mercado, Visitar áreas comerciales, mayoristas, centrales de comPras y disPoner de información actualizada sobre los flujos de Productos y Precios según temporadas
Recordemos que una comodidad en la acción de compras equivale a un incremento de los consumos no deseado, mientras que una lógica en la acción de compra equivale a un consumo estable o previsto, sino menor.
Un ciclo de compras se define por las siguientes nueve acciones a emprender:
1- Política de elección y negociación en función de la oferta logística.
2- Oferta gastronómica diseñada según expectativas de los clientes y rentabilidad de la empresa.
3- Previsión de la producción y consumo por ventas y determinación de las cantidades a comprar.
4- La acción de compra previa selección de proveedores y metodología de compra.
5- Recepción aplicando proceso de inspección de cantidad y calidad según lo acordado. 6- Almacenamiento y distribución efectiva desde el almacén, respetando los niveles y la rotación de los stocks.
7- Elaboración en cantidad y en calidad previamente estandarizada según manual de producción. Manipulación, transformación y conservación.
8- Facturación. Previsión de ingresos y, en consecuencia, de consumos por ventas.
9- Control de resultados. Comparación entre la previsión y la realidad. Análisis de desviaciones.
En restauración se olvida muchas Veces el dedicar los esfuerzos a una Política de comPras, así como a una efectiVa gestión de los stocks
El departamento de compras, bajo las órdenes de un responsable o jefe de compras realizará las funciones específicas de aprovisionamiento de materias primas y de aquellos elementos necesarios para la producción y presentación de la oferta y, para ello, necesitará de medios técnicos y humanos perfectamente coordinados.
Comprar debe ser una función muy especializada dentro de la dirección administrativa del negocio, puesto que se debe de trabajar con un presupuesto que permita viabilizar la oferta mostrando siempre una cautela que permita incentivar el ahorro y proyectar con más ímpetu las acciones de control, sin olvidar el conocimiento exhaustivo que se debe tener de todo el entorno logístico, además de una capacidad de negociación inherente a un buen jefe de compras.
El control de calidad debe estar Presente desde que se establecen las necesidades, la adquisición del Producto, el almacenamiento y tratamiento del mismo y, Por último, la Presentación final al cliente
La previsión y determinación de las necesidades compete a los departamentos de producción que son los que establecen las ofertas como menús, cartas, recomendaciones, platos del día, oferta de banquetes, etc. Para ello es necesario conocer muy bien la naturaleza
de los productos a utilizar, los listados de proveedores homologados por la empresa y otras referencias comerciales.
La previsión de las compras, petición y seguimiento de las mismas en función de las previsiones de ventas, así como de los stocks e inventarios, la selección de las fuentes de suministro y la negociación con los proveedores, será función del departamento de compras. Tanto si los jefes de departamento compran directamente a los proveedores homologados o, si por el contrario, compran indirectamente mediante la acción de un jefe de compras, será absolutamente imprescindible un control y análisis de la recepción de materias primas, siguiendo fidedignamente lo dispuesto tanto en manuales de especificación de compra (estándar de calidad pactado con el proveedor) como en los manuales de producción (estándar marcado en los procesos de producción y presentación de la oferta gastronómica). Para sintetizar lo expuesto podríamos decir que una acción de compras efectiva se basa en el siguiente ciclo o proceso:
1- Determinación de las necesidades de producción, según las ofertas gastronómicas.
2- Conocimiento exhaustivo de la naturaleza de los productos y sus diferentes calidades en relación al precio mediante un manual de proveedores oficiales y alternativos.
3- Previsión de las compras y selección de las fuentes de suministro más acorde a nuestras necesidades sin olvidar la negociación constante con los proveedores con la finalidad de conseguir el mejor producto, con el óptimo precio, el servicio más acorde y la financiación más conveniente.
4- La petición y el seguimiento de las compras según previsión de ventas y rotación de stocks equilibrada.
5- Establecimiento de controles SAFE en la recepción de materias primas según la normativa higiénico-sanitaria. Calidad y cantidad de género recibido de conformidad con la hoja de solicitud o petición de compras.
6- Distribución rápida de artículos perecederos o de consumo rápido. Transformación, cocción y venta de producto terminado o, por el contrario, almacenamiento de los artículos no perecederos en economato y bodega, además de almacén general y distribución equilibrada según traspasos entre departamentos u hojas de petición internas al almacén central.
El departamento usuario solicita al departamento de compras las materias primas, bienes y servicios necesarios con sus especifica
ciones lo más concisas posibles tal y como veremos en próximos artículos. Los alimentos los separaremos en dos grupos: perecederos y no perecederos. En los primeros se incluyen alimentos frescos como carnes, aves, pescados, mársicos, frutas y verduras frescas, además de los productos de 4ª y 5ª gama, es decir, preelaborados y elaborados listos para regenerar en calor (gama 45) y, en los segundos, bebidas, conservas, semiconservas que requieran frío, congelados, alimentos conservados por algún procedimiento, además de los artículos no alimenticios.
Comprar debe ser una función muy especializada dentro de la dirección administratiVa del negocio
En los productos de 4ª y 5ª gama deberán de figurar la fecha de consumo preferente y se distribuyen directamente a la cocina para su transformación y/ o cocinado o ensamblaje y presentación final del plato, debiendo conservarse en frío positivo según naturaleza del producto. Las cantidades a comprar las debe definir el jefe de cocina en base a uno o varios días de consumo, según previsión de ventas y en base a los siguientes criterios:
– Stocks disponibles en el establecimiento
– Composición de la oferta gastronómica global.
– Previsión del número de comensales que se prevé.
– Caducidad o fecha límite de utilización óptima o consumo preferente estando al día de lo que marca la normativa de consumo alimentario en cada tipo de producto.
Todo lo que entra Porque se compra, debe de consumirse Porque se Vende
La determinación de necesidades es imprescindible para hacer las propuestas de compra estrictamente necesarias, requiriendo para ello una información precisa basada en:
– Solicitud de pedidos de los diferentes departamentos acordes a las necesidades reales y no especulativas.
– Análisis de los stocks de forma permanente previa determinación del stock máximo y mínimo en cada uno de los artículos referenciados en almacén general y en cada una de sus familias o grupo de selección.
– Tamaño y capacidad del almacén, así como de congeladores, timbres y cámaras frigoríficas con la finalidad de evitar al máximo los costes de almacenamiento por riesgo de rotura, deterioro o rotación de salida deficiente.
– Fecha de caducidad y consumo preferente.
– Capacidad y política financiera del establecimiento ante la deuda contraída con el proveedor. Forma de pago y financiación de la operación de compra.
Además de satisfacer al cliente, hay que recuPerar la inVersión cuanto antes y emPezar a oBtener Beneficios netos que inciten a la exPansión
La capacidad de compra, una vez determinada la necesidad, podrá ser cubierta por uno o varios proveedores que sirvan el mismo producto o que opten por servir de forma alternativa. Debemos elegir cuales son los productos del mercado más adecuados para nuestro establecimiento y pensar siempre que “todo lo que entra porque se compra, debe de consumirse porque se vende”. Para ello es importante llegar a conocer la variedad de productos que ofrece el mercado, no solamente esperando la información de nuestros propios proveedores oficiales, sino también, visitar mercados, áreas comerciales, mayoristas, mercados centrales, centrales de compras y disponer de información actualizada sobre los flujos de productos y precios según temporadas.
Debemos de tener muy clara la cantidad de variantes de producto que queremos ofrecer a nuestros clientes dentro de una misma gama (cervezas, aguas minerales, vinos, cavas, aguardientes, licores, aperitivos, digestivos, etc.).
Todo el personal debería conocer la importancia que tiene el valor de coste de un producto a fin de crear medios suficientes basados en la implicación profesional de cada uno en crear ambiente de venta, respetar stocks, almacenar y distribuir correctamente los diferentes artículos y sacar el máximo rendimiento que se prevé en cada producto respetando, en definitiva, la inversión que se ha hecho en ello.
- Metodologías de compra en la hostelería
En el anterior artículo hablé sobre los distintos perfiles de proveedores en base a su potencialidad y volumen de distribución quedando pendiente explicar criterios de negociación que conlleven a minimizar el riesgo, optimizar stocks y reducir los costes de almacenamiento.
Para ello me gustaría hablar de los siguientes aspectos relacionados con la negociación en los pagos y la distribución:
– Compras “sin stock”: es un sistema de compras muy práctico y rentable si la gestión se realiza correctamente. El objetivo es alcanzar un compromiso de compra que pueda efectuarse de dos maneras diferentes:
- Obligándose a la adquisición del producto o productos en cantidad, precio y entrega.
- Simplemente garantizando una compra hipotética (más o menos determinada) en la que el proveedor se responsabiliza de respetar el precio y la entrega.
De cualquier manera existen muchas ventajas para el comprador, sobre todo en el precio, forma de pago y servicio. Por ejemplo, si nosotros consumimos una cierta cantidad de litros de aceite de oliva virgen extra al año, podemos llegar a un acuerdo anual sobre el suministro de esta cantidad. Esto es una ventaja garantizada cuya contrapartida debe ser un precio competitivo y un buen servicio y que no nos obliga a tener y mantener grandes stocks. Se puede aplicar a muchos productos cuando el consumo tiene cierto volumen. Normalmente este medio de compra lo utilizan las cadenas hoteleras, aunque también pueden realizarlo pequeños establecimientos cuyos consumos anuales pueden ser interesantes para el proveedor. Otro caso bastante habitual donde suele producirse es en el abastecimiento de los vinos, sobre todo cuando la añada ha sido muy buena, evitando especulaciones de precios; determinadas conservas; jamones en sus distintas especificaciones de calidad; aceites, etc.
– Compras centralizadas: es un caso parecido al anterior pero que obliga al mantenimiento de un gran almacén y su posterior distribución a los establecimientos satélites. Sólo en caso de grandes volúmenes de compra y con distribuciones en la misma población parece que es rentable. No hay que olvidar que la compra centralizada genera unos costes por el inmovilizado, locales, personal y la propia distribución. En la actualidad se tiende más a las compras sin stocks, a excepción de las zonas donde el aprovisionamiento tenga dificultades.
– Central de compras en red: comprar no es fácil y, el tiempo que se invierte en ello es muy costoso. Por ello, existen agrupaciones transversales que permiten el asociacionismo en un tema tan delicado como la compra. Al pagar una cuota de asociado te permite recibir información actualizada sobre productos, calidades, precios y servicio de todas las familias de materias primas y productos en general, beneficiándote de promociones y precios especiales al comprar a proveedores homologados por la central con condiciones muy ventajosas que te permite ser muy efectivo al ganar mucho tiempo, ya que la negociación corre a cargo de la central de compras. Es necesario utilizar una clave de acceso que te reconoce como asociado.
– Central de compras corporativa: las grandes empresas y, cada vez más, las medianas empresas, invierten en una organización de compras interna para facilitar a todos los establecimientos del grupo y/o de la cadena los productos necesarios con la mejor calidad, precio, servicio y financiación. Ello significa que los acuerdos llegados en los procesos de negociación deben respetarse por parte de todos. La dirección general del establecimiento recibirá por parte del jefe de compras corporativo una notificación oficial de homologación de proveedor para que a su vez pueda informar a todos los jefes de departamento, en caso de compra directa (explicado en anteriores artículos), sobre la obligación de comprar productos a los proveedores que reciben la condición de homologados.
Cualquier alteración en lo pactado, como por ejemplo romper con la exclusividad de distribución de un determinado proveedor puede dar al traste con lo negociado anteriormente, pudiendo representar un gran coste para la empresa ya que pueden verse penalizados e inclusive rotas los compromisos adquiridos bajo contrato de compra y suministro.
– Reserva pagada: normalmente es la compra y pago por adelantado de determinados productos cuya calidad o dificultad de encontrar en el mercado hace necesario que se efectúe una reserva previa. Por ejemplo determinados tipos de vino, espárragos, pimientos, caza, setas, trufas, angulas, jamones de bellota, etc.
– Suministro total: compras que se pueden efectuar en grandes almacenes con una cierta garantía de calidad. Tiene la ventaja de suministrar la casi totalidad de productos que podamos necesitar para nuestro negocio.
– Compras locales y localizadas: la situación de un establecimiento en una determinada población puede obligarnos a efectuar compras a proveedores locales para mantener un clima de cooperación con el entorno comercial que nos rodea. No nos pasemos de listos, ni vayamos con gran autodeterminación como han hecho algunos, abocándose al fracaso por no contar con la logística de la zona, puesto que el boca oído puede hacer mucho bien, pero también mucho mal, se diga o no la verdad. No hay que olvidar que la distribución local es gran prescriptiva de la ocupación del establecimiento al llamar la atención a la demanda.
– Contratos/concursos: cuando las compras son de cierto volumen, se pueden establecer contratos con cláusulas generales y específicas donde se determinan productos, cantidades, precios, entregas, etc. Aunque no es normal convocar concursos (empresas públicas) éstos pueden realizarse sobre todo a nivel de cadenas hoteleras. El concurso lleva implícito un contrato de condiciones y acuerdos con cláusulas de penalización, sin embargo se puede contratar con proveedores sin necesidad de un concurso público.
– El “Cost-Plus”: en ciertas ocasiones se pueden efectuar compras a precio de coste más un porcentaje que se paga a un comisionista por hacer la gestión. No es un sistema muy habitual, pero puede ser muy válido ante la dificultad de localizar determinados productos con muy baja comercialización. Tal como dice la palabra, significa coste añadido, consistente en hacer todos los pedidos a un mismo proveedor, con la condición de que éste busque los mejores precios y la mayor calidad de los mismos existente en el mercado. Si lo consigue, se le da un plus o comisión en función del beneficio o rendimiento obtenido por esta gestión, al comparar el coste de la compra global realizada de esta manera, con el coste aproximado de hacerlo en sistemas más tradicionales. Es un sistema muy practicado en establecimientos situados en poblaciones muy pequeñas en donde el colmado local asume esta responsabilidad, dependiendo de su capacidad de negociación y logística de transporte en la distribución final del producto.
– “Full Buying”: se trata de centralizar el máximo volumen de compras en un solo proveedor, beneficiándose de interesantes “rappels” de descuento por ello, además del gasto que nos ahorramos en tiempo en la negociación.
– Cheque en blanco: se utiliza cuando es necesario obtener un producto al precio que sea. Es muy útil con productos muy difíciles de conseguir. En este caso se recomienda escoger a un proveedor de confianza e insistir en que intente conseguir el producto al mejor precio posible.
Búsqueda y selección de fuentes de suministro.
Este aspecto del proceso de compras es imprescindible y debe hacerse bien ya que el resultado final puede comprometerse si no se selecciona correctamente al proveedor que servirá al producto, aunque todas las demás fases anteriores sean correctas. Una vez conocido el producto, para seleccionar al proveedor, debe procederse como sigue:
1-Identificación de proveedores potenciales. Pueden buscarse en ferias de alimentación a través del directorio de expositores ofrecido por la dirección de la feria, censos de proveedores o anuarios industriales, páginas amarillas, centrales de compra o mediante sugerencias del departamento emisor de pedidos, a través del fichero actualizado del departamento de compras.
Los proveedores elegidos deben de cumplir los siguientes requisitos:
– Disponer de instalaciones y maquinaria que cumplan con la normativa sanitaria española y comunitaria en vigor, sobre almacenes frigoríficos o no frigoríficos y disponer del servicio adecuado de distribución acorde al pedido que se va a servir.
– Capacidad técnica y de gestión competente.
– Capacidad económica-financiera sólida.
– Personal bien entrenado, formado y con buenas relaciones laborales en la empresa.
– Seriedad y buena imagen en el mercado.
Estos datos pueden obtenerse mediante visitas de vez en cuando (sin avisar) a sus instalaciones, pidiendo informes bancarios y comerciales, a través de otras empresas compradoras, valorando su servicio e imagen en el circuito logístico.
2-Ficheros de proveedores. Debe realizarse un fichero de proveedores que contemple los siguientes datos, entre otros:
– Código alfanumérico de proveedor.
– Nombre y razón social.
– Dirección, código postal y población de la central del proveedor.
– Nombre y apellido del interlocutor (preventista, representante, distribuidor), teléfono, mail y fax.
– Código de la entidad bancaria, nº de oficina y nº de cuenta.
3-Número de proveedores que se van a seleccionar por cada línea de producto o servicio.
Se pueden dar dos casos:
– Proveedor único: a veces, por no existir otras alternativas se depende de un solo proveedor. Esta situación puede tener alguna ventaja como por ejemplo, obtener una buena línea de descuentos o bonificaciones en la factura final, pero genera bastantes riesgos derivados de su dependencia.
Simplifica el trabajo administrativo minimizando costes de administración. Se establece una relación de confianza y su servicio es más personalizado. Como inconveniente, citar el riesgo de desabastecimiento si falla el proveedor. La situación de monopolio de un solo proveedor puede conducir a abusos de precio y errores del servicio al no tener competencia.
– Varios proveedores: esta opción permite evitar la dependencia de un solo proveedor y crear un cierto nivel de competencia respecto de la oferta de diferentes productos, que permite regular precios y calidades en los mismos. El departamento de compras podrá sustituir a uno o varios proveedores si la calidad, el precio y el servicio, además de la financiación, le son más favorables. Como ventaja decir que se reduce el riesgo de ruptura de stocks y mejora los precios. Para grandes cadenas de restaurantes, establecimientos de gran tamaño y empresas de restauración colectiva, esta opción es la más favorable ya que se crea una sana competencia entre los proveedores que atienden los pedidos, al repartirse el mercado. Como inconvenientes, destacar la relación menos personalizada del proveedor con el comprador e implicando una mayor organización administrativa.
Después de haber profundizado durante siete ediciones sobre la importancia de la acción de compras en la buena gestión de nuestro establecimiento me voy a permitir aparcar, de momento el tema, y abordar otros interesantes escritos con los que ya estoy trabajando como por ejemplo la planificación de nuestra oferta gastronómica en términos de instrumentalización de venta escrita sin olvidar la relación constante entre rentabilidad e índices de popularidad.
